Stichtingsbestuur

Er is een stichting Scouting Oud Best welke tot doel heeft de belangen van de groepsvereniging Scouting Oud Best te behartigen. De Stichting Scouting Oud Best bestaat uitsluitend uit bestuursleden. Bij de Scouting Oud Best is afgesproken dat de Stichting Scouting Oud Best zich richt op het verzorgen van alle technische faciliteiten voor de jeugdleden en de leiding. Hierbij moet men denken aan een blokhut, geld voor spelactiviteiten, materiaal voor kampen en spel etc. De blokhut wordt in feite door de stichting in gebruik gegeven aan de groepsvereniging Scouting Oud Best (= de speltakken). De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. (KvK-nummer 41088183)

De stichting is een aparte juridische entiteit, maar de meerderheid van de max 7 bestuursleden zijn en moeten groepsraadleden van de groepsvereniging Scouting Oud Best zijn. Hierdoor bepaald de groepsraad van de groepsverening Scouting Oud Best in feite wat de stichting Scouting Oud Best doet.

Binnen de stichting Scouting Oud Best zijn de taken als volgt verdeeld:

Voorzitter: Wim Horseling

Voorzitten van vergaderingen, richting geven aan meerjarenbeleid, eerste contactpersoon voor overleg met Gemeente Best, Scouting Regio Eindhoven, stichtingsbesturen van andere scouting- groepen en andere vrijwilligersverenigingen.

Secretaris: Cindy Verberkt

Secretariële werkzaamheden, opstellen agenda en notuleren van vergaderingen, afhandelen van uitgaande stukken naar externe partijen zoals de Gemeente Best, Scouting Nederland en sponsoren. Bewaken huisstijl.

Penningmeester: Hans van de Sande

Innen van contributies, subsidies en inkomsten uit acties. Controle van de ledenlijst welke primair door het groepsbestuur up to date gehouden wordt. Betalen van rekeningen. Bewaken van liquide middelen, opstellen van begroting. Opstellen van jaarrekening voor stichtingsvergadering, kascommissie en de Gemeente Best. Overleg met penningmeester groepsbestuur en verwerken financiële rapportage van speltakken. Toewijzen van budgetten per speltak en deze uitkeren aan de speltakken en groepsbestuur nadat de vorige periode financieel is goedgekeurd. Consolideren van huurinkomsten. Financieel beheer over het materiaal.

Lid (blokhutbeheerder) : Peter Hendriks en Mark Tops

Sleutelbeheer, uitgifte en inname van sleutels bij verhuur en van de eigen leden. Up to date houden van gebruiksvergunning, legionella-certificering. Vanuit de stichting de kwaliteit van het gebouw bewaken en afwijkingen signaleren en waar mogelijk herstellen. Ongewenst gebruik van de blokhut signaleren en bijvoorbeeld communiceren naar groepsbestuur. Opstellen onderhoudsplan en dit bewaken voor o.a. de technische installaties.

Lid : Gerrie Verberkt

Als ouder-afgevaardigde de contactpersoon zijn voor ouders die vragen of opmerkingen hebben over het functioneren van onze fantastische groep. Dit is bedoeld voor die ouders die eerst de betreffende speltakleiding gesproken hebben of reeds met iemand van het groepsbestuur gesproken hebben.

Lid (afgevaardigde groepsraad): Lid groepsbestuur

Heeft zitting in het stichtingsbestuur namens de groepsraad en verdedigt daar de groepsbelangen. Neemt deel aan vergaderingen binnen de Scouting Regio Eindhoven, waar Scouting Oud Best deel van uit maakt.

Lid (afgevaardigde groepsraad): Cindy Verberkt

Ondersteuning van de Stichting (Verhuurcoördinator) : Kitty Schoof

Verhuuropbrengst maximaliseren door een goede voorlichting aan potentiële huurders.
Innen van huurpenningen en verrekenen waarborgsommen, Up to date houden van de verhuurkalender, verhuurcontract, verhuurregelement, checklijst binnen en buiten laten huurders etc.